O que é o Mentor?

O Mentor é uma plataforma para gerenciamento de demandas onde é possível capturar e elencar insights da sua empresa de acordo com os indicadores que são relevantes para o seu negócio.

Como ele funciona?

O Mentor é uma plataforma online onde todos os colaboradores da sua empresa poderão ter acesso para . Dessa forma você gera um canal onde todos poderão contribuir com suas maiores dificuldades de processos do dia a dia.

Você deverá alocar pessoas responsáveis por fazer a, passando adiante somente aquilo que faz sentido para a organização.

Depois disso as oportunidades passam pro um processo de definição e aprovação para entrar na esteira de desenvolvimento. A esteira também é controlada dentro do Mentor.

Acompanhe o sucesso dos projetos

Depois de finalizado o desenvolvimento e colocado em funcionamento, o Mentor te ajudará a como: retorno do investimento, ganhos em custos e em horas, e mais uma infinidade de possibilidades. Ele oferece quase 20 opções de gráficos para que você escolha quais dados precisa coletar. Nunca foi tão fácil medir a eficiência de um projeto colocado em funcionamento no seu negócio.

No ambiente do Mentor, para criar um novo usuário basta seguir até a guia de "". Dentro da página de Usuários, clique no botão "Adicionar", isso abrirá uma aba na qual você poderá inserir os detalhes do novo usuário que deseja criar. Além disso, você tem a possibilidade de conceder permissões e definir papéis para o novo usuário.

Da mesma maneira, é possível "Conceder acesso" a um usuário já cadastrado em outra organização.

A opção de detalhes disponibiliza a visualização de informações do insight de forma unificada. Entre os dados estão:

• Criador e Data de Criação

• Título

• Descrição

• Área e Subárea

• Fluxo

• Abordagem da Iniciativa e Subtipo da Iniciativa

• Assessment

• Prioridades (Critérios e Respostas)

• Resumo dos resultados

  • Investimento

  • Economia

  • Payback

Para acessar essa aba basta clicar no botão de Ver mais .

Exemplo

Selecionar abordagem

Essa é a primeira etapa após a criação do insight, onde o responsável deve analisar e classificar o qual a abordagem e qual subtipo mais se encaixam com o insight. Atualmente temos três opções de abordagem: Automação, Sistema e Processo.

No grid essa etapa é pode ser identificada pela ação , ao clicar nesse botão o sistema irá direcioná-lo a uma aba lateral com essa ação específica, conforme podemos ver no exemplo abaixo:

Note que após salvar a aba lateral foi fechada e a ação foi atualizada para Preencher informações, que você pode ver em seguida.

Preencher informações

Essa é uma etapa específica para abordagens do tipo automação, onde o responsável deve estimar o número de telas, validações e a complexidade, e o sistema retornará uma estimativa de Horas previstas de desenvolvimento e governança, caso deseje alterar as horas previstas é possível através do botão de edição.

No grid essa etapa pode ser identificada pela ação , ao clicar nesse botão o sistema irá direcioná-lo a uma aba lateral com essa ação específica. Veja o exemplo:

Note que após salvar a aba lateral foi fechada e a ação foi atualizada para Realizar orçamento, que você pode ver em seguida.

Realizar orçamento

Nessa etapa o usuário responsável deve informar o fornecedor que executará o insight, além das horas orçadas caso o tipo não seja automação. Em seguida deve preencher as informações sobre o time a ser beneficiado e que executa as tarefas, sendo assim serão informados quantos colaboradores, de que cargo, as horas trabalhadas, o volume de documentos produzido e a frequência do trabalho.

No grid essa etapa pode ser identificada pela ação , ao clicar nesse botão o sistema irá direcioná-lo a uma aba lateral com essa ação específica. Veja o exemplo:

Aguardando aprovação

Nessa etapa o usuário responsável deve tomar a decisão de Aprovar ou Reprovar o insight

No grid essa etapa pode ser identificada pela ação , ao clicar nesse botão o sistema irá direcioná-lo a uma aba lateral com essa ação específica. Veja o exemplo:

Caso opte por aprovar, o insight será direcionado para a etapa de Esteira de desenvolvimento, caso contrário, você pode verificar a etapa abaixo.

Rejeitados

Esse é um caso particular, insights rejeitados foram avaliados e desconsiderados, uma vez que isso é feito não é possível seguir com as demais ações.

É possível rejeitar um insight de três maneiras, uma é durante a ação de Aguardando aprovação, e a outra é em qualquer outra etapa através do botão , também é possível rejeitar insights na última etapa da esteira de desenvolvimento.

CONFIGURAÇÃO

Para adicionar novas áreas na sua empresa basta clicar no Botão "Nova"

Preenchendo a opção:

No menu de Permissões, o administrador poderá gerenciar diferentes acessos para atribuir aos seus usuários.

Cada perfil de usuário terá permissões de acesso personalizadas de acordo com o desejo da companhia.

CONFIGURAÇÃO

Para adicionar um novo perfil de permissões na sua empresa basta clicar no Botão "Novo Perfil"

Exemplo

CONFIGURAÇÃO

Para adicionar novos colaboradores na sua empresa basta clicar no Botão "Novo"

Preenchendo a opção:

Exemplo

Autenticação com X-API-KEY

Entre no sistema com seu usuário e acesse o seu perfil como na demonstração abaixo:

A área de simulações é destinada para que o usuário responsável possa reunir um ou mais insights na etapa "Aguardando aprovação" de um fornecedor específico e ver as previsões do sistema.

Exemplo

CONFIGURAÇÃO

Para adicionar novos fornecedores basta clicar no Botão "Novo"

Preenchendo a opção:

Exemplo

Opções para preenchimento:

CONFIGURAÇÃO

Para adicionar novos fluxos basta clicar no Botão "Novo"

Preenchendo a opção:

Exemplo

A integração é realizada nas seguintes etapas principais:

• Autenticação

  • Realize a autenticação junto ao Mentor para garantir a segurança do envio das informações.

  • O processo de autenticação retorna o token de acesso, que deve ser utilizado nas chamadas subsequentes da API.

• Identificação do Código do Insight

  • Cada RPA no Mentor é associado a um Insight (código único de identificação).

  • Esse código deve ser informado em todas as chamadas, para que os dados sejam corretamente vinculados ao RPA correspondente.

• Envio dos Dados de

  • Chamada da API de Execuções para transmitir informações como:

    • Quantidade de execuções

    • Execuções com sucesso, erro ou alerta
• Envio dos Dados de

  • Chamada da API de Volumetria para registrar a quantidade de documentos processados pelo RPA, conforme o negócio de cada automação (ex.: títulos, chamados, pagamentos, etc.

Para criar um novo insight no Mentor, você encontrará um botão na parte superior. Ao clicar nesse botão, será aberta uma nova aba que guiará você através das etapas necessárias para a criação do Insight.

A aba lateral de edição é uma visão diferente das , onde é possível validar o passo a passo na própria aba. Para acessá-la basta clicar no botão de editar.

Etapas

Nas ações de Selecionar abordagem, Preencher informações e Realizar orçamento a aba de edição mostra 4 etapas:

Caso o usuário deseje alterar alguma informação da criação do Insight, como Título, Área, Subáreas, Fluxo, Descrição, Prioridades ou Anexos.

Endpoint

POST https://mentor.roboteasy.tech/api/integration/v1/supplier

Nessa página serão listados todos os Insights criados na sua organização. Nela você pode editar informações divergentes da criação, classificar os insights entre Automação, Sistema e Processo, estimar horas (no caso de automações rpa), orçar, aprovar ou reprovar, arquivar e visualizar informações importantes como Score, Payback, ROI, Custo, Economia e Horas economizadas. Todas essas possibilidades serão explicadas abaixo!

Para criar um novo insight basta seguir o guia: Novo insight.

Opções gerais

Opções do grid

Etapas

Aba lateral (Edição)

Aba lateal (Detalhes)

Itens Arquivados

Bem-vindo(a) à página de Memorial de Cálculos do Software Mentor, onde apresentamos uma visão detalhada dos cálculos cruciais incorporados no sistema. Ao longo deste documento, exploraremos métricas essenciais, incluindo investimento, payback, ROI, FTE, KPI, e mais. Cada cálculo desempenha um papel vital na análise de projetos, proporcionando insights valiosos para a tomada de decisões informadas.

Este guia oferece não apenas uma compreensão da metodologia por trás de cada cálculo, mas também exemplos práticos de sua implementação no contexto do HUB. Compreender essas métricas é fundamental para usuários, gestores e stakeholders, capacitando-os a otimizar recursos e maximizar os resultados dos projetos. Explore este memorial para uma compreensão aprofundada das ferramentas analíticas essenciais do Mentor.

Investimento

Essa funcionalidade visa classificar a ordem de importância dos critérios selecionados.

Essa ordem varia entre as opções abaixo:

0. Nenhuma prioridade 2. Prioridade muito baixa 3. Prioridade baixa 4. Prioridade média 5. Prioridade alta 6. Prioridade muito alta

A multiplicação do peso do critério pelo peso da resposta do critério resulta no valor do Score conforme demonstra a tabela abaixo:

Endpoint

POST https://mentor.roboteasy.tech/api/integration/v2/rpa

Esta aba mostra os resultados de insights que passaram por todo o fluxo de etapas. Todas as informações anteriores podem ser visualizadas.

Endpoint

POST https://mentor.roboteasy.tech/api/integration/v1/flow

Headers

Request Body

Resultado

Na barra superior, além do botão "Novo Insight", existem outras funcionalidades:

• Notificações: aqui todas as notificações do sistema são agrupadas

• Ajuda: contém links que enviam para a documentação, release notes e memória de cálculo. Além disso temos a opção de Relatar bugs ou melhorias.

• Perfil: contém a aba , onde é possível fazer modificações da conta como o nome e senha, troca entre as organizações que o usuário tem acesso e ajustes das configurações das notificações que deseja receber.

• Sair: finalizar sessão da conta com que foi realizado o login.

Configuração

Para adicionar novos subtipos de iniciativas basta clicar no Botão "Novo"

Preenchendo a opção:

Exemplo

Essa função visa estabelecer as etapas da Esteira de desenvolvimento e será utilizada na página de mesmo nome na sessão de Insights.

A visão de itens arquivados mostra insights que estão ocultos por terem sido arquivados no gerenciamento. Para acessar basta clicar nos três pontos ao lado da barra de pesquisa e selecionar "Exibir Arquivados".

Caso o usuário responsável deseje arquivar um insight que não esteja adequado ou foi descontinuado, basta selecionar o botãonas opções do insight.

Exemplo

Configuração

Opções de preenchimento:

Caso o usuário deseje recuperar sua senha basta, na tela de login, clicar no botão e enviar e-mail para o usuário cadastrado, o e-mail terá um link que redireciona ao local de definição de senha.

A ordenação/classificação pode ser acessada através do botão de Configurações Globais localizado no canto superior direito.

Configurações

Ela apresenta as seguintes opções:

Endpoint

POST https://mentor.roboteasy.tech/api/integration/v2/volumetry

O ranking é uma opção de gamificação do processo de criação de insights que considera os seguintes pontos:

• Insight criado = 1 ponto

• Insight com Score menor ou igual a 50 = 1 ponto no ranking

• Insight com Score maior que 50 e menor ou igual a 75 = 3 pontos

Critério é um parâmetro mensurável utilizado para priorizar decisões ou ações. Cada critério é composto por um título (identificação), uma descrição (contexto) e uma pergunta associada, cuja resposta (em escala graduada) permitem atribuir um peso ou nível de importância ao mesmo.

Por padrão, o sistema oferece seis critérios pré-configurados, mas você tem a liberdade de adicionar novos critérios conforme necessário para atender às especificidades da sua organização. São estes:

1. Frequência do processo: medir a frequência em que o processo ocorre na empresa, quanto maior a frequência, maior a tendência de ganho nessa oportunidade.

2. Impacto de erro: avaliar qual é o impacto de um erro no processo verificando inclusive se a empresa já possui contorno ou validações que impeçam a ocorrência de erro e, quanto maior a chance e o impacto de erro no processo, maior a tendência de ganho nessa oportunidade.

3. Impacto na moral do colaborador: avaliar rotinas repetitivas e com pouco valor agregado, ou seja, o colaborador não se sente motivado a realizar tal atividade, fazendo apenas por necessidade. Esse tipo de atividade tende a gerar alta rotatividade na equipe por ter baixo capital intelectual agregado.

4. Impacto de compliance: medir o atendimento às normativas da empresa ou governamentais, que determinada atividade necessita ter.

5. Aumento de satisfação do cliente: medir a satisfação gerada no cliente (interno ou externo) que esse processo melhorado pode gerar.

6. Excelência (missão crítica): avaliar qual é o impacto da melhoria na agilidade de todo o processo e na organização como um todo.

Estes critérios ajudam a avaliar diferentes aspectos dos processos da empresa, como a frequência com que ocorrem, o impacto de possíveis erros, a satisfação do colaborador, a conformidade com normativas, a satisfação do cliente e a excelência operacional.

Se você deseja incluir novos critérios que se alinhem melhor às necessidades da sua organização, basta clicar no botão "Editar". Isso habilitará o campo de adição, representado por um sinal de mais (+), onde você pode inserir os detalhes dos novos critérios. Ao fazer isso, os novos critérios serão adicionados ao menu para que você possa usá-los na avaliação e priorização das atividades da sua organização.

Para adicionar um novo critério, é necessário preencher os seguintes campos:

1. Atributo – Informar o nome do Critério no qual deseja utilizar.

2. Descrição – Detalhar o critério que foi criado.

3. Pergunta – Questionar o impacto do critério adotado. Essa pergunta será exibida ao usuário no momento de criar uma nova oportunidade.

4. Respostas – Variam de 1 a 6 em grau de importância, por padrão vem preenchidas com (1- Nenhum, 2- Muito Baixo, 3- Baixo, 4- Médio, 5- Alto e 6- Muito Alto)

Ao clicar no botão “Salvar” o critério criado será listado entre as opções de critérios para escolha na aba Geral > Prioridades.

A integração é realizada nas seguintes etapas principais:

• Identificação do Código do Insight

  • Cada RPA no Mentor é associado a um Insight (código único de identificação).

• Configuração no Studio Roboteasy (apenas para robôs desenvolvidos no Studio)

  • Antes de publicar o robô em produção, acesse a seguinte opção no Studio: Projeto → Configurações → Identificador do Insight do Mentor

  • Informe o código do Insight fornecido pelo Mentor.

  • Esse identificador será usado para vincular automaticamente os dados do robô ao Insight correto no Mentor.

• Envio dos Dados de Execução (apenas para robôs desenvolvidos no Studio)

  • Após a configuração do campo “Identificador do Insight do Mentor” no projeto, os dados de execução passam a ser enviados automaticamente para o Mentor pelo Orquestrador, sem necessidade de intervenção manual.

• Envio dos Dados de Volumetria (apenas para robôs desenvolvidos no Studio)

Endpoint

POST https://mentor.roboteasy.tech/api/integration/v1/company/area

Headers

Request Body

Resultado

A partir da integração do RPA, é possível enviar informações sobre as execuções dos robôs em produção diretamente para o Mentor. Dessa forma, o gestor da companhia passa a contar com uma visão do desempenho dos RPAs, permitindo um monitoramento mais preciso e estratégico de indicadores, como por exemplo, o Payback.

O Mentor utiliza duas principais fontes de dados provenientes dos RPAs para seus cálculos e análises:

1. Dados das execuções dos RPAs

   Incluem informações como:

Usuário

Página com informações do usuário e organizações do usuário.

O filtro global podem ser acessado através do botão de Configurações Globais localizado no canto superior direito.

Configurações

Ele apresenta as seguintes opções:

Organização

É possível gerenciar algumas configurações relacionadas à organização

Os primeiros dados que serão solicitados ao usuário são informações básicas da organização.

Clicar em “editar” logo abaixo dos campos NOME/CNPJ e informe os dados conforme solicitado.

1. Nome

Filtro

Permite fazer o filtro dos dados dos dashboard

Robôs

O Mentor apresenta também a quantidade de robôs em produção agrupados por categoria, permitindo identificar quais tipos de processos estão sendo mais automatizados dentro da companhia.

Ganhos

O Mentor apresenta os ganhos líquidos dos robôs em produção, calculados pela diferença entre a Economia Gerada e o Investimento Realizado.

• Fórmula:

• Economia: representa os valores economizados mensalmente ou anualmente pelo RPA (ex.: redução de horas de trabalho, menor incidência de erros, aumento de produtividade).

• Investimento: corresponde ao custo para desenvolvimento, implantação e manutenção do robô.

FTE

O Mentor apresenta o indicador de FTE (Full Time Equivalent) dos robôs em produção, tanto no total consolidado quanto agrupado por área da companhia.

• FTE Total Representa a soma das horas de trabalho humano economizadas por todos os robôs em produção, convertidas em equivalentes de jornada integral.

  Exemplo: Se um robô economiza 160 horas mensais (equivalente a 1 colaborador em tempo integral), e a companhia possui 10 robôs em produção, o FTE Total = 10.

• FTE por Área O cálculo é realizado da mesma forma, porém segmentado por departamento, permitindo identificar onde a automação está gerando maior impacto.

Esse indicador possibilita ao gestor:

• Avaliar o impacto consolidado da automação.

• Comparar áreas com maior retorno em FTE.

• Definir prioridades para expansão da jornada de RPA.

Performance

O Mentor apresenta também indicadores relacionados ao desempenho dos robôs em produção:

1. Execuções

   • Mede a taxa de sucesso das execuções realizadas pelo RPA.

   • Fórmula:
   • Exemplo:

Esses dois indicadores, analisados em conjunto, permitem avaliar:

• A confiabilidade das execuções (Execuções).

• A qualidade do processamento em nível de documentos (Assertividade).

Robôs por área

O Mentor apresenta também a quantidade de robôs em produção agrupados por áreas da companhia.

Esse indicador permite que o gestor tenha uma visão clara de quais setores estão mais avançados na jornada de automação e onde há maior concentração de ganhos com RPA.

Payback

O Mentor apresenta o gráfico de Payback dos robôs em produção. Esse gráfico mostra, mês a mês, a evolução do retorno do investimento (ROI) do RPA, considerando:

• Investimento anual realizado para implementação do robô

• Economia mensal gerada pelo robô em operação

• Data de entrada em produção

A partir desses dados, é possível acompanhar em qual mês o robô alcança o ponto de equilíbrio (break-even) e passa a gerar retorno líquido positivo.

Exemplo

• Data de entrada em produção: 01/01/2025

• Investimento inicial: R$ 1.000,00

• Economia mensal: R$ 400,00

• Meses em produção: 5

Nesse exemplo, o Payback é atingido no 4º mês, quando o valor acumulado se torna positivo.

Tabela dos Robôs

O Mentor apresenta a tabela consolidada com os principais indicadores de cada robô em produção. Essa visão permite ao gestor acompanhar, em um único lugar, tanto os ganhos financeiros quanto a eficiência operacional dos RPAs.

Indicadores disponíveis

• FTE → Total de equivalentes de jornada economizados pelo robô.

• Tempo de Execuções → Tempo acumulado das execuções realizadas no período.

• Economia no Período → Valor economizado pelo robô no intervalo analisado.

• Saving → Ganhos líquidos obtidos (Economia – Investimento).

Endpoint

POST https://mentor.roboteasy.tech/api/company/job-position

Headers

Request Body

Resultado

Essa função apresenta um fluxo de etapas na forma de baias com arrasta e solta. O título das baias pode ser configurado em Geral > Esteira.

Além disso os insights estão em formato de cards e apresentam as seguintes informações:

Movimentação

Liberar

Note que ao final o insight foi direcionado para a aba de Liberados.

Edição

A edição das baias da esteira de desenvolvimento também pode ser feita nessa tela.